Zeitmanagement – Wie du deine Zeit optimal nutzt
Wie schafft es ein Mensch, Multigründer, erfolgreicher Unternehmer und mehrfacher Vater zu sein? Elon Musk scheint ein Übermensch zu sein, der sein Zeitmanagement gut im Griff hat. Gut, er arbeitet hundert Stunden in der Woche, aber es gibt dennoch diese Menschen, die alles im Griff haben. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie wir erfolgreich unsere Zeit besser nutzen können.
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement umfasst eine Reihe von Methoden und Theorien zur besseren und effizienteren Nutzung seiner Zeit. Dabei ist das Wort Zeitmanagement jedoch irreführend. Zeit kann nicht gemanagt werden, dafür aber unsere eigene Arbeitsweise. Deswegen wird anstelle von Zeitmanagement auch häufig der Begriff des Selbstmanagement verwendet.
Das Grundprinzip des Zeitmanagements liegt darin, die wirklich wichtigen Dinge als erstes zu erledigen. Dafür müssen wir uns vor allem zwei Fragen stellen:
1.) Was sind die wirklich wichtigen Dinge und Aufgaben?
2.) Wie verteile ich diese Aufgaben auf meine Arbeitszeit?
Ein gutes Zeitmanagement ist vor allem für die Unternehmensführung ein wichtiger Faktor und kann Arbeitsprozesse erheblich beschleunigen. Doch bevor du soweit bist, bedarf es einigem Durchhaltevermögen. Denn zunächst musst du die Zeitmanagement Methoden finden, die dir und deiner Arbeitsweise am meisten entsprechen. Meistens erreichst du die besten Ergebnisse mit einer Kombination mehrerer Methoden. Am Anfang stellt die Umsetzung dieser jedoch einen gewissen Mehraufwand dar. Doch sobald die Zeitmanagement Methoden zur Gewohnheit geworden sind, wirst du merken, wie sehr sie deine Arbeitsweise positiv beeinflussen.
Zeitmanagement Methoden
Die Anzahl der verschiedenen Zeitmanagement Methoden ist lang. Viele ähneln sich von ihrer Herangehensweise und häufig kann eine Anpassung auf deine persönlichen Bedürfnisse von Vorteil sein. Um einen Überblick über die verschiedenen Ansätze und Methoden zu bekommen, stellen wir dir hier 11 verschiedene Zeitmanagement Methoden vor, mit denen du deine Produktivität deutlich steigern kannst.
1.) Das Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ist eine sehr bekannte Zeitmanagement Methode, mit deren Hilfe du deine Aufgaben priorisieren kannst, um die wirklich wichtigen Dinge zu finden.
Für diese Priorisierung ordnest du alle deine Aufgaben nach zwei Kriterien: der Wichtigkeit und der Dringlichkeit. Das kannst du in einer Tabelle machen, aber auch mit Hilfe der Eisenhower-Matrix. Also einer Art Koordinatensystem, in dem eine Achse die Wichtigkeit und die andere die Dringlichkeit angibt.
Ordnest du nun alle Aufgaben dort ein, werden viel verschiedene Kombinationen möglich sein:
A – Aufgaben, die wichtig und dringend sind.
B – Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind.
C – Aufgaben, die dingend aber nicht wichtig sind.
D – Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.
Diese Einteilung hilft dir nun bei der Entscheidung, wie du mit all deinen Aufgaben umgehen sollst. Aufgaben der Kategorie A erledigst du sofort. Kategorie B Aufgaben erledigst du selbst, aber später. Gib diesen Aufgaben am besten einen festen Termin, an dem du dich um sie kümmern möchtest. Die Aufgaben der Kategorie C musst du nicht selbst erledigen. Delegiere sie an die dazu am besten geeigneten Mitarbeiter. Und der Rest? Die Kategorie D Aufgaben sind weder wichtig noch dringend, lass sie also einfach liegen.
2.) Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Prinzip ist weniger eine Zeitmanagement Methode, als mehr eine theoretische Überlegung, mit deren Hilfe du die Bedeutung des Zeitmanagements besser erkennen kannst.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20 % des Aufwandes 80 % des Ergebnisses erreichst. Die übrigen 80 % Aufwand sind also nur noch für 20 % des Ergebnisses verantwortlich. Das Pareto-Prinzip gibt ein starkes Argument gegen überbordenden Perfektionismus und verdeutlicht, warum Zeitmanagement wichtig ist. Denn die 80 % Ergebnis lassen sich sicherlich nicht mit den beliebigen 20 % des Aufwandes erreichen. Wichtig ist, dass du genau die Aufgaben und Dinge zuerst machst (20 %), die für die Erreichung des Ziels oder Ergebnisses am wichtigsten sind.
3.) Die ABC-Methode
Auch die ABC-Methode ist in erster Linie ein Ansatz, der dir aufzeigt, wo es in deiner Arbeitsweise und in deinem Zeitmanagement Missstände und Probleme gibt. Mit Hilfe dieser Methode analysierst du deine eigene Zeiteinteilung. Überprüfe alle regelmäßigen Aufgaben auf die beiden folgenden Fragen:
- Wie wichtig ist diese Aufgabe zum Erreichen deines Ziels?
- Wie viel Zeit investierst du in diese Aufgabe?
Zur Erfassung der investierten Zeit können wir Stunden oder Minuten verwenden. Damit die Wichtigkeit der Aufgaben jedoch auch vergleichbar angegeben werden kann, bedienen wir uns der Einteilung in A, B und C.
A – sehr wichtig zur Zielerreichung
B – relevant, aber mit geringerer Priorität
C – Routinearbeiten, die nicht der Zielerreichung dienen
Hast du alle Aufgaben in einer Tabelle aufgeschrieben, notiere auch die Zeit und ihren Wichtigkeitswert in der Tabelle. Jetzt kannst du die gesamte Arbeitszeit und die Arbeitszeit der drei Werte A, B und C berechnen. Im Idealfall sollten die A-Aufgaben 60 % der Zeit in Anspruch nehmen. Auf B-Aufgaben fallen 20-25 % und C-Aufgaben sollten nicht mehr als 15 % der Zeit verbrauchen.
Ist die Verteilung bei dir, wie oft in der Realität, anders? Dann nimm das zum Anlass, dein Zeitmanagement entsprechend zu verändern.
4.) Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode gibt dir ein Werkzeug zur Hand, mit dem du deine Tagesaufgaben sinnvoll einteilen kannst. Dabei gilt es, den Prozess Tag für Tag zu optimieren. So bauen die einzelnen Listen aufeinander auf und werden nicht losgelöst immer wieder genau gleich erstellt.
Zur Anwendung der ALPEN-Methode folgt man folgenden Schritten:
A – Aufgaben schriftlich festhalten. Dazu gehören auch Termine und Meetings.
L – Länge der Aufgaben schätzen.
P – Pufferzeit einplanen. In der Regel etwa 30-40 % der Arbeitszeit.
E – Entscheidungen über die Prioritäten treffen. Hier kann die Eisenhower-Methode genutzt werden.
N – Nachkontrolle. Wie hat die Planung funktioniert? Was lässt sich optimieren?
5.) Erst die Arbeit
Eigentlich ist das hier keine Zeitmanagement Methode. Hinter dem Spruch: »Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.« versteckt sich ein wahrer Kern. Wie schon im Beitrag zur Produktivität bemerkt, kann uns eine komplizierte, schwierige und ungeliebte Aufgabe den ganzen Tag belasten, wenn wir sie vor uns herschieben. Daher ist es besser, solche schwierigen aber wichtigen Aufgaben als allererstes zu erledigen. Bei den meisten Menschen sind die Konzentrationsfähigkeit und Motivation am Morgen am höchsten. So nutzt du diese Energie, um die erste Hürde zu nehmen und der Rest des Tages läuft wie von selbst.
6.) 10-10-10-Methode
Diese Zeitmanagement Methode hilft dir, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen. Dabei verändert sie deine Perspektive und schafft genügend Abstand, um die tatsächliche Wichtigkeit einer Entscheidung beurteilen zu können.
Für die 10-10-10-Methode musst du dir vor jeder Entscheidung drei Fragen stellen:
- Welche Konsequenzen wird diese Entscheidung in 10 Minuten haben?
- Welche Konsequenzen wird diese Entscheidung in 10 Monaten haben?
- Welche Konsequenzen wird diese Entscheidung in 10 Jahren haben?
7.) Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik haben wir hier bereits genauer vorgestellt. Diese Zeitmanagement Methode erhält die Konzentration auf einem konstanteren Level und hält dich entspannter, indem sie für regelmäßige kurze Pausen sorgt. Dabei wird deine Arbeitszeit in »Pomodoro« unterteilt, also in 20 Minuten Abschnitte. Nach jedem »Pomodoro« machst du 5 Minuten Pause. Nach dem 4. Pomodoro legst du 20-30 Minuten Pause ein.
Natürlich kannst du die Zeitintervalle auch variieren. Denk aber daran, dass dir regelmäßige kurze Pausen gut tun. Am besten arbeitet es sich mit dieser Methode, wenn du deine Aufgaben vorher entsprechend der Zeitintervalle planst, etwa mit der ALPEN-Methode.
8.) GTD (Getting Things Done)
GTD ist ein sehr komplexes System des Zeitmanagement, das vom amerikanischen Autor David Allen entwickelt wurde. Ganz kurz und knapp beinhaltet es fünf Schritte für besseres Zeitmanagement. Einen genauen und umfangreicheren Blick auf das System und seine Möglichkeiten bietet Allen in seinem Buch »Getting Things Done«.
- Schreibe alle Aufgaben auf. So behältst du den Überblick und musst sie nicht ständig im Hinterkopf behalten. Das schafft Platz im Kurzzeitgedächtnis.
- Arbeite alle Aufgaben durch. Musst du sie machen oder kannst du sie delegieren?
- Organisiere alle unerledigten Aufgaben. Teile sie dafür in alle einzelnen Handlungsschritte ein und gliedere sie nach folgenden Kategorien: Besorgen, Besprechen, Büro, Daheim, Lesen.
- Erstelle am besten bereits eine Wochenübersicht. Dieses System ist komplex und braucht viel Pflege.
- Entscheide dich, welche Aufgaben du erledigst. Verwende dafür die Kriterien: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie, Wichtigkeit.
9.) 60-60-30-Arbeitszeitverteilung
Die 60-60-30-Arbeitszeitverteilung ähnelt der Pomodoro-Technik und versucht Fokussierung und Entspannung in ein sinnvolles Zusammenspiel zu bringen, um Produktivität und Konzentrationsfähigkeit voll auszunutzen.
Die 60-60-30-Arbeitszeitverteilung gliedert sich in Blöcke mit drei Phasen:
Phase 1: 55 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause
Phase 2: 60 Minuten arbeiten
Phase 3: 30 Minuten Pause
Am besten planst du die Aufgaben für die beiden Arbeitsintervalle im Vorfeld, genauso wie etwas, das dich in der Pause entspannt oder dir Spaß macht. Damit du in den Arbeitsintervallen auch effektiv arbeiten kannst, solltest du alle möglichen Ablenkungen und Störquellen entfernen.
10.) Zeitflussanalyse
Die Zeitflussanalyse hilft dir herauszufinden, welche Dinge in deinem Arbeitsalltag Zeit fressen, zum Beispiel indem sie dich ablenken oder aus deiner Konzentration reißen. Übeltäter Nummer eins ist häufig unser Smartphone. App-Benachrichtigungen, WhatsApp-Nachrichten, Anrufe. Ständig möchte unser Smartphone unsere Aufmerksamkeit haben. Oder aber wir nutzen es zur Prokrastination und surfen zwischendurch ein wenig im Internet oder den sozialen Netzwerken.
Weitere Zeitfresser sind neben der erwähnten Prokrastination unliebsame oder unerwartete Besucher, lange Entscheidungsfindungen, Smalltalk oder unnötiger Papierkram. Um herauszufinden, was in deinem Arbeitsalltag deine Zeit frisst, solltest du dir mindestens eine Woche nehmen, in der du deine Arbeit intensiv und bewusst beobachtest und deine Arbeitsweise dokumentierst.
11.) Personal Kanban
Die Kanban Methode stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und ist heute weit verbreitet in der Produktionssteuerung. Doch die Idee hat das Potential auch zum Zeitmanagement verwendet werden zu können. So bekommst du dank der Kanban Methode einen guten Überblick über den Stand deines Projektes.
Das Prinzip ist einfach. Egal ob analog oder digital, bei der Kanban Methode hast du drei nebeneinanderstehende Kategorien, zum Beispiel Spalten auf einem Whiteboard.
- Noch zu erledigen
- In Arbeit
- Erledigt
Hast du ein größeres Projekt, unterteile es in alle möglichen einzelnen Arbeitsschritte, notiere diese zum Beispiel auf Post-It‘s, wenn du analog arbeitest und klebe diese in die dazu passenden Spalten. Wenn die Arbeit Fortschritte macht, verschiebe die Teilaufgaben entsprechend auf der Tafel.
Zeitmanagement hat das Potential, nicht nur unsere Produktivität zu steigern, sondern auch unsere Lebenszufriedenheit, etwa durch weniger Überstunden und mehr Freizeit. Die Umsetzung der Methoden ist nicht immer ganz einfach, dafür ist sie den Aufwand wert. Welche Erfahrungen hast du mit Zeitmanagement gemacht? Kennst du noch andere Zeitmanagement Methoden? Hinterlasse und einen Kommentar.
