Produktivität – Wie du entspannt alles schaffst

 

Hast du auch manchmal das Gefühl, als müsstest du immer mehr in immer kürzerer Zeit schaffen? Besonders in einer Zeit, in der die Selbstoptimierung zum Schlüsselwort einer ganzen Generation geworden ist, drängen wir uns selbst zu immer mehr High Performance. Der Geist muss hochproduktiv sein in einem optimierten Körper. Superfoods und das richtige Mindset sollen uns zu Höchstleistungen bringen. Doch macht das wirklich produktiver oder setzen wir uns nur unnötig unter Druck?

Produktivität gehört zu den wichtigen Kennzahlen eines Unternehmens. Allgemein wird die Produktivität als das Verhältnis von Output zu Input definiert. Also zum Beispiel: Wie viele Kugelschreiber werden in einer Stunde produziert? In Arbeitsbereichen, deren Output sich nicht so einfach messen lässt, erscheint die Produktivität unpräziser. Doch auch hier lässt sich zum Beispiel ermitteln, wie viele Kundenaufträge im Schnitt pro Stunde erledigt werden.

Dabei geht die Produktivität Hand in Hand mit Effektivität und Effizienz bei der Arbeit. Mit dem eigenen Drang nach Selbstoptimierung, dem Wunsch immer effizienter und immer effektiver zu werden und immer mehr und mehr Aufgaben in immer weniger Zeit erledigen zu können, bremsen wir die Produktivität jedoch oft aus. Denn die häufige Folge dieses Drucks, ob selbst aufgebaut oder von außen kommend, ist Stress. Und Stress ist der Produktivitätskiller Nummer eins.

Zum Glück helfen uns schon viele kleine Dinge dabei, weniger Stress zu haben und produktiver zu werden. Besonders wichtig sind dafür unsere Motivation und ein gutes Arbeitsumfeld. Denn wenn die Arbeit Spaß macht, machen wir sie gerne und lassen uns weniger stressen.

 

Produktivitätskiller Nr. 1: Der Stress

Mehr als 60 % der Deutschen gaben in verschiedenen Umfragen der letzten Jahre an, gestresst zu sein. Dabei steigt dieser Prozentsatz immer weiter. Oft scheinen wir vor allem gegen Druck und Erwartungen von außen machtlos zu sein. Tatsächlich kann Stress unsere Leistungsfähigkeit und damit unsere Produktivität kurzzeitig steigern. Als Teil unseres evolutionären Erbes ermöglicht uns die Stressreaktion, in bedrohlichen Situationen über uns selbst hinauszuwachsen und schnell zu fliehen oder Feinde zu besiegen. Doch auf Dauer ist der Stress für uns schädlich. Häufigere Krankheiten, Übermüdung und Unkonzentriertheit sind nur einige Folgen, die unsere Effizienz und damit auch unsere Produktivität senken. Das Ergebnis – wir brauchen auf einmal viel mehr Zeit für eine Aufgabe. Trotzdem versuchen wir, unsere Leistung konstant zu halten, stehen früher auf, bleiben länger im Büro und machen uns damit nur noch mehr Stress. Ein Teufelskreis in den jeder schnell abrutschen kann.

Doch es gibt etwas, was wir gegen den Stress machen können und das uns davor schützt in die Stress-Falle zu tappen.

 

Vermeide Multitasking

Die oft genannte Wunderwaffe Multitasking wurde schon vor einiger Zeit entzaubert. Das unser Gehirn zu wirklichem Multitasking gar nicht in der Lage ist, sondern stattdessen immer wieder schnell zwischen den unterschiedlichen Aufgaben hin und her schaltet, ist mittlerweile bekannt. Dennoch versuchen wir noch immer, unseren Aufgabenberg mit dieser Methode zu bewältigen, im Glauben, dadurch schneller zu sein.

Tatsächlich verbraucht das Multitasking sehr viel mehr Ressourcen, wie Arbeitsgedächtnis und Konzentration, als es beim beim Onetasking der Fall wäre. Nach einer Studie der University of London kann man die Auswirkungen des Multitaskings auf unser Gehirn sogar mit dem von Marihuana oder einer durchgemachten Nacht vergleichen.

Statt alles auf einmal machen zu wollen, sollten wir lieber einmal tief durchatmen und die Aufgaben einzeln bearbeiten.

 

Mache Pausen

Die Folgen des Multitasking sind besonders gravierend, wenn das Gehirn keine Zeit bekommt, sich zu regenerieren. Doch auch wenn wir uns nur einer Aufgabe zuwenden, ist unser Gehirn irgendwann erschöpft. Unsere Aufmerksamkeit, Konzentration und unsere Produktivität lassen nach. Um dem Gehirn die Möglichkeit zu geben, sich zu erholen, sollten wir regelmäßig Pausen machen.

Dabei spielt es auch eine wichtige Rolle, wie und wie lange wir unsere Pausen nehmen. Regelmäßige Fünfminuten-Pausen sind deutlich erholsamer, als eine lange Mittagspause. Und je mehr Natur wir um uns haben, desto mehr erholen wir uns in der Pause. Am besten ist ein Spaziergang an der frischen Luft, durch einen Park oder ähnliches, doch auch schon das Betrachten von Naturbildern lässt uns entspannen.

Bereits eine Fünfminutenpause pro Stunde hilft uns, unsere Produktivität über den ganzen Tag konstant zu halten. Bei nur einer langen Mittagspause schwankt unsere Produktivität dagegen über den Tag deutlich. Um solche regelmäßigen Pausen in seinem Arbeitsalltag zu integrieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten und Techniken.

Die Pomodoro-Technik (Pomodoro bedeutet Tomate, sie ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde) definiert etwa 25 Minuten als ein »Pomodoro«. Nach jedem »Pomodoro« werden 5 Minuten Pause gemacht, nach jeweils vier »Pomodoro« folgt eine längere Pause von 10 – 20 Minuten. Für eine solche Technik kann der Timer im Smartphone verwendet werden oder eine entsprechende App.

Die Pomodoro-Technik teilt den Arbeitstag in viele kleine Arbeitsintervalle. Für ein produktives Arbeiten ist es sinnvoll, auch die Aufgaben in kleine Teilaufgaben zu unterteilen, sodass immer mindestens eine Teilaufgabe in einem »Pomodoro« geschafft werden kann. Dadurch vermeidest du, dass dich die Pause gerade mitten in einer Aufgabe unterbricht und zerteilst die Aufgaben in gleich große Häppchen. Hier gleichen sich Hirn und Magen durchaus. Eine ganze Pizza könnten wir nicht essen. Bissen für Bissen jedoch schon. Große unübersichtliche und komplexe Aufgaben liegen unserem Gehirn also quasi »schwer im Magen«. Alleine der Gedanke an eine solche Aufgabe kann uns dermaßen stressen, dass wir in eine Art Angstzustand verfallen, in dem wir gar nichts mehr schaffen. Also zerteile am besten deine Aufgaben, damit dein Gehirn sie besser verarbeiten kann.

 

Sei kein Perfektionist

Perfektionismus treibt uns schnell dazu, mehr Zeit in eine Aufgabe zu investieren, als nötig gewesen wäre. Hier lohnt es sich, nach der 80/20-Regel oder dem »Pareto-Prinzip« zu handeln. Dieses Prinzip, benannt nach dem Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto, besagt, dass wir in 20 % der Zeit etwa 80 % der Arbeit erledigen.

Brauchen wir für eine Aufgabe eine Stunde haben wir den größten Teil dieser Aufgabe eigentlich bereits nach knapp 12 Minuten erledigt. Vor allem wenn wir perfektionistisch veranlagt sind, wollen wir jedoch immer das beste herausholen und verzetteln uns so an den Aufgaben.

Kleiner Tipp gegen zu viel Perfektionismus: Mache nur das, was auch getan werden muss! Lasse alles was nicht unbedingt notwendig ist weg. »Nice-to-have« ist tatsächlich nett zu haben, aber überhaupt nicht notwendig!

Ein größerer Tipp gegen Perfektionismus ist das Priorisieren von Aufgaben. Dass du alle Aufgaben in kleinere Teilaufgaben unterteilen solltest, haben wir bereits festgestellt. Damit du dich aber nicht mit eigentlich nicht so Wichtigem und den letzten 20 % aufhältst, gib jeder Teilaufgabe eine Priorität.

Besonders bewährt hat sich zur Priorisierung die Einteilung in wichtige und dringende Aufgaben, auch als Eisenhower-Matrix bezeichnet. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, solltest du sofort erledigen. Das was wichtig, aber nicht dringend ist, kann terminiert werden. Unwichtiges aber dringendes solltest du Delegieren und der Rest kann auch etwas warten.

So schaffst du noch etwas mehr Ordnung in deinem Aufgabenberg und kannst dir den Freiraum schaffen, den du brauchst, um dich zu erholen und entspannt zu arbeiten.

 

Höre auf deine innere Uhr

Wenn es darum geht, Stress zu vermeiden und Stress abzubauen ist der wichtigste Rat, auf seine eigenen Bedürfnisse zu hören. Für jeden von uns ist etwas anderes gut und es gilt eben dies herauszufinden.

Einen produktiveren und stressfreieren Tag kannst du zum Beispiel bekommen, indem du auf deine innere Uhr achtest und herausfindest, wann du besonders produktiv bist und wann deine Konzentration nachlässt. Phasen mit niedrigerer Konzentration kannst du zur Erholung nutzen oder um wenig anspruchsvolle Routineaufgaben zu erledigen. Alles Anspruchsvolle kannst du dir in deinen Hochphasen vornehmen.

 

Mit Kleinigkeiten zu mehr Produktivität

Den Stress zu reduzieren ist nicht das einzige, das du für mehr Produktivität tun kannst. Hier 9 weitere Maßnahmen, um deine Aufgaben produktiver zu bearbeiten.

 

1. Definiere deine Ziele

Setze dir Ziele und schreibe sie auf. Was möchtest du erreichen, welche Aufgaben willst du schaffen? Wenn wir uns Ziele schriftlich notieren und die möglichst aktivierend formulieren, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass wir sie auch erreichen. Mehr zum Thema »Ziele erreichen« findest du in diesem Blogbeitrag.

 

2. Erstelle eine To-Do-Liste

Weiter oben haben wir über viele kleine Teilaufgaben und über Priorisierung gesprochen. Wenn du deine Teilaufgaben priorisiert hast, erstelle dir eine To-Do-Liste. Was willst du in welcher Reihenfolge erledigen? Dank der Liste wird dein Arbeitstag strukturierter und die behältst den Überblick. Falls doch mal etwas aus der Reihe tanzt oder dazwischenkommt, plane auch ausreichend Puffer oder Alternativen ein.

 

3. Lege Zeitfenster für deine Aufgaben fest

Noch konzentrierter arbeitest du an deinen Aufgaben, wenn du dir im Vorfeld Gedanken darüber machst, wie lange du für die Erledigung der Aufgabe brauchen wirst. Ein solches Zeitfenster verhindert, dass du dich im Perfektionismus verhedderst, vereinfacht die Planung der To-Do-Liste und ermöglicht es dir, anspruchsvolle Aufgaben in deine aktiven Phasen des Tages zu legen.

 

4. Delegiere Aufgaben

Wenn du etwas nicht unbedingt selber machen musst, dann delegiere die Aufgabe am besten. Vor allem Aufgaben, die unwichtig aber dringend sind, eigenen sich dafür. Schiebe aber nicht einfach deinen Mitarbeitern wahllos Aufgaben zu. Suche den Mitarbeiter, der am besten für die Aufgabe geeignet ist und behalte auch die Auslastung deiner Mitarbeiter im Auge. Sind deine Mitarbeiter durch die schiere Menge an Aufgaben überlastet, führt das häufig zu Prokrastination. Mehr über das Delegieren erfährst du hier.

 

5. Bündele Aufgaben

Kennst du das? Den ganzen Tag gearbeitet, aber am Ende hast du das Gefühl, nichts geschafft zu haben? Das liegt nicht selten daran, dass uns viele kleine und unwichtige Aufgaben, wie das Abheften von Unterlagen, Telefonieren oder E-Mails schreiben, immer wieder von unseren eigentlichen Aufgaben ablenken.

Fasse diesen Kleinkram zu einem Aufgabenbündel zusammen und gib ihm einen eigenen Platz auf deiner To-Do-Liste. Damit schaffst du einen Zeitraum, in dem du dich nur um diese Kleinigkeiten kümmerst. Den Rest des Tages kannst du dich um die wichtigen Dinge kümmern.

 

6. Vermeide Prokrastination, Aufschieben bringt nichts

Prokrastination, also das Aufschieben von Dingen, passiert uns vor allem dann, wenn sich uns viele Möglichkeiten zur Ablenkung bieten und wir viel zu viel zu tun haben. Wenn wir vor lauter Aufgaben gar nicht wissen, wo wir anfangen wollen, vermeiden wir, Anfangen zu müssen oder schieben vor allem unbeliebte und umfangreiche Aufgaben vor uns her.

Vermeiden lässt sich das durch eine gute Priorisierung und Planung der Aufgaben. Dadurch, dass wir Störquellen, etwa das Smartphone, beseitigen oder ausschalten, können wir uns besser auf unsere Aufgaben konzentrieren. Kleine Teilaufgaben erleichtern uns den Einstieg in die Arbeit und manchmal müssen wir uns auch einfach zusammenreißen.

Haben wir alles was wichtig und dringend war erledigt, sollten wir einfach die komplizierteste, längste und unbeliebteste Aufgabe von unserem Plan nehmen und abarbeiten. Schieben wir sie nur vor uns her, hängt sie die ganze Zeit wie ein Damoklesschwert über unserem Kopf, stresst uns und lenkt uns ab. Also besser weg damit, dann hast du es hinter dir! Iss den Frosch zuerst!

 

7. E-Mails ignorieren

Wo wir schon bei Prokrastination waren ... E-Mail-Benachrichtigungen lenken uns schnell von unseren Aufgaben ab. Solche Push-Benachrichtigungen sollten wir deaktivieren. Tatsächlich fressen E-Mails viel wertvolle Arbeitszeit, die wir sinnvoller verwenden könnten. Auch wenn der Gesprächsverlauf über die E-Mails leicht nachvollzogen werden kann, müssen doch immer wieder wichtige Dokumente und Referenzen neu herausgesucht werden.

Versuche E-Mails nur in einem dafür eingeplanten Zeitfenster zu beantworten und nutze E-Mails nach Möglichkeit nur zur externen Kommunikation. Intern lässt sich vieles schneller und einfacher über ein direktes Gespräch klären oder mit Hilfe von Collaboration-Tools, die eine Übersicht über alle wichtigen Materialien gewährleisten.

 

8. Nur noch wichtige Meetings

Ein weiterer Zeitfresser sind unwichtige Meetings. Nur um den Stand eines Projektes durchzugeben oder neue Aufgaben zu verteilen, müssen nicht alle zu einem Meeting kommen. So etwas lässt sich auch kurz und knapp im kleinen Kreis lösen. Meetings kosten einfach Zeit. Vor allem, wenn sie nicht richtig vorbereitet werden oder man auch an ihnen teilnehmen muss, wenn man selbst nicht viel dazu beitragen kann.

Möchtest du ein Meeting einberufen, hinterfrage, ob du das Ziel des Meetings nicht auch auf einem anderen Weg erreichen kannst.

 

9. Sag Nein

Der letzte Tipp für mehr Produktivität: Sag nein! Es ist zwar freundlich von dir, im Notfall immer einzuspringen oder deinen gestressten Kollegen Arbeit abzunehmen. Auf Dauer wächst so aber nur dein eigener Berg an Arbeit und Stress und Prokrastination könnte die Folge sein.

 

Wenn es um Menschen geht hat Produktivität immer etwas mit Wohlbefinden zu tun. Was uns Spaß macht, tun wir gerne. Wenn wir uns bei der Arbeit wohlfühlen, werden wir nicht so schnell gestresst. Doch das Wichtiges ist immer auf sein eigenes Gefühl zu hören. Was tut dir gut oder was tut dir nicht gut? Wie steht es um deine Produktivität? Hinterlasse uns einen Kommentar.