Digitale Transformation in Unternehmen – Wie geht das?

Die digitale Transformation ist ein Prozess, in dem sich neue Technologien ständig weiterentwickeln und zu kundenorientierten Lösung von Problemen genutzt werden. Im Rahmen der digitalen Transformation kann es zu einer Veränderung der Wertschöpfungskette und der ganzen Unternehmensstruktur kommen. Nachdem es letzte Woche um die Definition der digitalen Transformation ging, beschäftigen wir uns hier mit den Wegen, die es für ein Unternehmen gibt, um mit der digitalen Transformation umzugehen.

Herausforderungen der digitalen Transformation

Wie wir bereits im letzten Beitrag angesprochen haben, bringt die digitale Transformation einige Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Im Hinblick auf die Digital-Player der ersten Digitalisierungsphase wie Google und Amazon, aber auch Facebook, hat sich unsere Gesellschaft bereits verändert. Wir haben andere und schneller wechselnde Wünsche und Bedürfnisse, an die sich etablierte Unternehmen flexibler anpassen müssen und die einen gewissen Grad von Digitalisierung im Unternehmen voraussetzen.

Daneben treten neue Mitbewerber auf, die mit innovativen Ideen den ganzen Markt verändern können. Um sich aktiv gegen sie zu behaupten, ist eine digitale Transformation des Kerngeschäfts kaum zu vermeiden.

Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation

Die digitale Transformation entsteht aus der kundenzentrierten Lösung von Problemen mit Hilfe neuer Technologien. Das Bedeutsame daran ist, nicht nur den aktuellen Stand der Technik im Blick zu haben, sondern vor allem die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen, um darauf aufbauend eine innovative Lösung zu entwickeln.

Damit dies gelingen kann, sollte die digitale Transformation, wie auch die Digitalisierung, nicht nebenherlaufen. Die Koordinierung und Durchsetzung von beidem ist Chefsache. Denn es müssen Prozesse, IT-Infrastrukturen und vielleicht auch das komplette Geschäftsmodell verändert werden. Ein Digitalisierungsbeauftragter kann das nicht umsetzen und auch die Chefetage benötigt eine gewisse Radikalität, um die Veränderungen zielführend voranzutreiben.

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für die digitale Transformation im Unternehmen ist ein geschützter Raum außerhalb des Unternehmens, in dem Digitalprojekte entwickelt werden können. So kann die Entwicklung, das Testen und das prototypische Umsetzen frei von Einflüssen, Bedenken oder Einschränkungen aus dem Unternehmen passieren. Werden neue Lösungsmöglichkeiten nicht im Unternehmen entwickelt, können auch futuristische und auf den ersten Blick unmögliche Lösungen mutiger umgesetzt werden. Denn wer weiß, vielleicht steht am Ende dieser Entwicklung etwas vollkommen Neues und Innovatives.

Die digitale Transformation fordert jedoch nicht nur die Chefetage heraus, sondern auch jeden einzelnen Mitarbeiter. Arbeitsschritte, die früher von Hand gemacht wurden, übernimmt nun eine Maschine. Schriftliches wird nicht mehr auf Papier festgehalten, sondern alles läuft digital über Computer, mobilen Endgeräten und über E-Mail und Intranet. Nicht jeder Mitarbeiter kommt mit solchen Veränderungen klar. Damit die digitale Transformation erfolgreich ist, braucht ein Unternehmen auch eine Reihe von Mitarbeitern mit unternehmerischer Digitalkompetenz, die nicht nur mit neuen Technologien umgehen können, sondern sie auch effizient zu nutzen wissen.

Die Arbeit sollte sich radikal nutzerzentriert ausrichten, was mit Hilfe der Design Thinking Methode möglich ist. Weiterhin können Digitalprodukte nach dem Lean Startup Ansatz entwickelt werden und das Unternehmen mit Hilfe der Agilen Transformation umstrukturiert werden. Alle drei sind neue Arbeitsweisen, die eine differenzierte Problembetrachtung und eine flexiblere Prozessstrukturierung ermöglichen und damit wichtiger Bestandteil einer Strategie zur digitalen Transformation im Unternehmen sind.

Digitale Transformation mit neuen Arbeitsweisen

Lean Startup

Lean Startup ist ein Ansatz zur Gründung von Unternehmen oder zur Umsetzung von Geschäftsideen und entstand nach den Grundlagen im Buch »The Lean Startup« von Eric Ries, das 2011 erschien.

Bei diesem Ansatz geht es darum, möglichst frühzeitig aus kontinuierlichem Kundenfeedback Rückschlüsse für die Produktentwicklung ziehen zu können. Dabei soll schnell und kostengünstig geprüft werden, ob ein Produkt markttauglich ist oder nicht. Auf diese Weise kann die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns reduziert werden, da es einen kontinuierlichen kundenorientierten Entwicklungsprozess gibt und Probleme rechtzeitig behoben werden können.

Dieser Ansatz ist für die digitale Transformation im Unternehmen besonders wertvoll, da sich die Kundenbedürfnisse und die Marktgegebenheiten aufgrund der rasanten Entwicklung neuer Technologien ständig ändern. Der Grundgedanke des Lean Startup Konzeptes ist der, dass agile und innovationsfähige Unternehmen, die sich kontinuierlich weiterentwickeln, auch zukunftsfähig bleiben werden.

Drei Schritte des Lean Startups

Dieser kontinuierliche Entwicklungsprozess lässt sich nach dem Lean Startup nun in einem »Build-Measure-Learn Zyklus« abbilden. Dabei beginnt der Zyklus mit einer Idee, die in der Phase »Build« als Prototyp umgesetzt wird, um die Hypothese der Idee am Kunden zu testen. Aus diesem Produkttest werden in der »Measure«-Phase Erkenntnisse und Daten gewonnen, die in der dritten Phase, der »Learn«-Phase analysiert werden. Durch den Abgleich mit der Hypothese der Ausgangsidee können Anpassungen und Änderungen entwickelt werden. Am Ende dieser Phase steht eine neue oder weiterentwickelte Idee, die in einem neuen Zyklus getestet und verändert wird.

Jeder dieser Zyklen führt zu einer Verbesserung des Produktes und sollte so reduziert wie möglich gehalten sein, um schnell und kostengünstig an Informationen und Erkenntnisse zu kommen.

Als Prototypen eignen sich besonders sogenannte MVP, also ein minimum viable Product oder auch »minimal überlebensfähiges Produkt«. Diese MVPs stellen die erste minimale funktionsfähige Iteration des Produktes dar. Sie ermöglichen es, mit minimalem Aufwand ein Kundenbedürfnis zu erfüllen und Feedback davon zu erhalten. Dabei wird das MVP nur mit den nötigsten Kernfunktionen ausgestattet und enthält keine unnötigen Features.

Design Thinking

Design Thinking ist sowohl ein kreativer Innovationsprozess, als auch ein neuer Denkansatz, bei dem der Mensch und seine Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen und nicht die Lösung eines Problems. Die Design Thinking Methode eignet sich besonders gut, um Geschäftsmodelle neu zu denken und aus der Perspektive des Nutzers neue Ideen und Lösungsansätze zu entwickeln.

Dabei wird oft in interdisziplinären Teams gearbeitet und die kollaborative Kreativität gefördert. Entwickelt wurde die Design Thinking Methode Mitte der 80er Jahre von der Innovationsagentur IDEO. Sie gliedert sich in 6 Schritte, die aufeinander aufbauen, sich jedoch auch immer auf den Schritt davor zurückbesinnen sollten und die getroffenen Annahmen hinterfragen.

Die 6 Schritte des Design Thinking

• Schritt 1: Verstehen

Am Anfang der Design Thinking Methode steht eine intensive Recherchearbeit. Es geht darum, den Kunden, die Lieferanten und das gesamte Umfeld des Unternehmens zu verstehen. Meist wird die Design Thinking Methode bei der Produktentwicklung verwendet, sie lässt sich jedoch auf fast jedes Problem übertragen. Im Bereich von Produkt und Marketing geht es in diesem Schritt zum Beispiel hauptsächlich darum, den Kunden zu verstehen:

Wo liegen seine Probleme?
Wie sieht die aktuelle Lösung aus?
Was würde dem Kunden das Leben erleichtern?

Auch zur Umsetzung der digitalen Transformation stellt der Kunden einen wichtigen Ansatzpunkt dar. Schließlich ist die digitale Transformation kundenzentriert. Bei der Umstrukturierung eines Unternehmens oder eines komplexeren Prozesses sollte jedoch nicht nur der Kunde, sondern das gesamte Umfeld betrachtet werden.

• Schritt 2: Beobachten

Hier geht es darum, die Menschen in Aktion zu erleben und ihnen zuzuhören. Es werden Interviews mit der Zielgruppe und Experten geführt oder Nutzer begleitet. Es werden also noch einmal möglichst viele Informationen gesammelt, über die sich der Kunde zum Teil selber nicht bewusst ist.

• Schritt 3: Synthese

Nun müssen die Informationen aus Schritt 1 und die Beobachtungen aus Schritt 2 zusammengeführt werden. Versuche sie aus vielen verschiedenen Perspektiven zu betrachten, um ein möglichst vollständiges Bild der Situation zu erhalten.

Im besten Fall solltest du ein Muster identifizieren können, das sowohl das Problem, als auch die mögliche Lösung abbildet.

• Schritt 4: Idee

In den bisherigen Schritten wurde unser Gehirn mit allem gefüttert, was für eine Lösung wichtig sein könnte. Nun geht es darum, Ideen zu entwickeln. Hierbei sollte auf verschiedene Kreativitätstechniken zurückgegriffen werden, um möglichst viele Ideen zu generieren. Es geht hauptsächlich um Quantität, nicht um Qualität! Auch Kritik ist in dieser Phase nicht angebracht. Alle Ideen werden wertungsfrei betrachtet. Hinterfragt werden sie erst, wenn man tatsächlich versucht sie umzusetzen.

• Schritt 5: Prototyping

Auf die Ideenfindung aufbauend werden nun erste Ideen etwa in einer Art Workshop ausprobiert oder visualisiert, um ein Gefühl für das spätere Produkt zu bekommen. Dabei werden bereits erste Fragen beantwortet und Ideen weiterentwickelt.

Am Ende dieser Phase stehen etwa Prototypen wie MVPs, die in der letzten Phase verwendet werden können.

• Schritt 6: Testen

Nun wird die Idee der Zielgruppe präsentiert und Feedback gesammelt. Mit Hilfe des Feedbacks wird die Idee optimiert.

Es ist darauf zu achten, die Idee so zu testen, dass möglichst neue Erkenntnisse generiert werden.

Darauf muss bei der Design Thinking Methode geachtet werden

Damit diese Methode auch zu guten Ergebnissen führt, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Quantität statt Qualität
• Kritik zurückstellen
• Beim Thema bleiben
• Nutzerorientiert Denken
• Wilde Ideen ermutigen
• Einer spricht, nicht alle
• Multi-disziplinäres Arbeiten
• Den Spaß ernst nehmen
• Auf Ideen anderer aufbauen
• Visualisieren

Vielleicht ist dir aufgefallen, dass sich die Design Thinking Methode gut mit dem Lean Startup Ansatz verbinden lässt. Hast du mit Hilfe der Design Thinking Methode eine Idee entwickelt kannst du sie schnell und effizient im »Build-Measure-Learn Zyklus« optimieren.

Die Agile Transformation

Bei der Agilen Transformation ging es ursprünglich um die Entwicklung von Software, die auf den folgenden vier Leitsätzen aufbauen sollte:

• Individualität und Interaktion vor Prozessen und Werkzeugen
• Funktionierende Software vor umfassender Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden vor Vertragsverhandlungen
• Reagieren auf Veränderungen vor Befolgen des Plans

Tatsächlich lassen sich diese Prinzipien auf die gesamte Organisation eines Unternehmens übertragen. Dabei geht es darum, einen Übergang zu einem System des konstanten Wandels zu schaffen. War es bisher so, dass festgeschriebene Prozesse bei einem Problem fix waren, verändert und danach wieder festgeschrieben wurden, bis das nächste größere Problem auftrat, soll der Prozess nun dauerhaft veränderbar bleiben.

Grundlage dafür ist eine Vereinfachung der Abläufe und eine Entflechtung von gegenseitigen Abhängigkeiten. Am Ende sollte eine sequentielle Abfolge einzelner Schritte stehen, die wie in einer Pipeline aufeinander folgen. Die Umsetzung und Anwendung dieser »Pipeline« kann mit der Kanban Methode beschrieben werden. Hier ist darauf zu achten, dass sie nicht mit Kanban aus der Produktionsplanung und -Steuerung verwechselt wird.

Die drei Prinzipien der Kanban Methode

• Prinzip 1: Transparenz

Damit es möglich ist, Probleme und Reibungsstellen frühzeitig zu identifizieren, ist eine unbedingte Transparenz des Systems notwendig. Diese lässt sich dadurch schaffen, dass die »Pipeline« auf einen Kanban-Board dargestellt wird. Dabei kann es sich sowohl um Post-Its auf einem Whiteboard, als auch um eine spezielle Software handeln. Wichtig ist in erster Linie, dass alle Prozesse übersichtlich dargestellt sind und es möglich ist, nachzuvollziehen, welche Schritte aktuell in Bearbeitung sind.

Dabei wird nach dem Pull-Prinzip vorgegangen, das klare Kriterien fordert, wann eine Aufgabe aus der vorherigen Stufe übernommen wird. Im Idealfall passiert dies erst, wenn die Aufgabe erledigt und bereit für die nächste Stufe ist.

• Prinzip 2: Inspektion

Ist für Transparenz und klare Kriterien bei der Weitergabe von Aufgaben gesorgt, kann die Effizienz des Systems leicht an einfachen Kennwerten beurteilt und überwacht werden. Diese Überwachung oder Inspektion sollte dauerhaft passieren.

Mögliche Kennwerte:

• Anzahl bereitgestellter Aufgaben (Backlog)
• Anzahl an Aufgaben in einer Stufe (Work in Progress)
• Verweildauer der Aufgaben in einer Stufe
• Anzahl an Aufgaben, die an die vorherige Stufe zurückgewiesen wurden
  
  
• Prinzip 3: Adaption

Wird bei der Inspektion eine Abweichung vom Idealzustand festgestellt, ist das ein Hinweis dafür, dass es Probleme im Ablauf, zum Beispiel bei der Definition von Rollen, Aufgaben oder Lieferobjekten, im Prozess gibt. Sobald es solche Anzeichen gibt, muss die Ursache identifiziert und angepasst werden. Auf diese Weise erhält man ein System, das sich in einem stetigen Wandel befindet und sich flexibel und schnell an Veränderungen anpassen kann.

Der Lean Startup Ansatz, die Design Thinking Methode und die Agile Transformation mit der Kanban Methode sind nur ein paar Möglichkeiten, wie ein Unternehmen der digitalen Transformation begegnen kann. Sie ermöglichen, flexibel zu reagieren, Produkte und Angebote schnell an neue Bedürfnisse anzupassen und stellen den Kunden und innovative Lösungsstrategien in den Mittelpunkt. Dennoch braucht ein Unternehmen und vor allem die Chefetage den Mut, um den Herausforderungen der digitalen Transformation zu begegnen. Welche Möglichkeiten kennst du noch, um mit digitaler Transformation und Digitalisierung mitzuhalten? Hinterlasse und einen Kommentar!